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El Blog de AS

Cómo captar inscripciones para un evento

Alicia Sánchez

Los Gabinetes de Comunicación hoy en día son una parte fundamental para, en colaboración con los distintos departamentos de las empresas, contribuir no sólo a mejorar la imagen de marca y su presencia en los medios de comunicación, sino “empujar” colaborativamente con el resto de Departamentos.

Colaborar con ellos, no es otra cosa que ser una parte más del engranaje necesario para la consecución de los objetivos de cada uno de ellos, es decir, de los objetivos de la organización para la que trabajas.

En el caso de las captaciones de “clientes”, “alumnos”, “inscritos”, “prescriptores”, “asistentes” etcétera, para, por ejemplo, organización de eventos, puesta en marcha de cursos formativos, desayunos de trabajo, presentación de productos, foros de debate, etc, los métodos a seguir son muy sencillos.

Lo difícil

Resulta llamativo que lo tedioso y costoso económicamente que era antes captar asistentes a una convocatoria a través de la activación de una secretaría técnica, llamadas telefónicas, call center, fax confirming, etc, hoy no lo necesitamos. Son horas y horas de trabajo –cuyo coste empresarial es alto- y además los resultados son equiparables a los obtenidos con las nuevas herramientas de comunicación.

¿Cómo lo hacemos en AsComunicación?

Os lo vamos a explicar con un caso de éxito de uno de nuestros clientes, cuya relación se remonta a más de una década, Cooperativas Agro-alimentarias Castilla-La Mancha, y es un placer trabajar con ellos, por su dinamismo, apuesta por las nuevas tecnologías e inquietud empresarial y representativa.

En primer lugar, se dispone desde esta empresa de un Departamento de Comunicación, otro de Diseño y otro de Programación WEB.

Estos tres servicios se deben a todos los departamentos (medioambiente, calidad, formación, jurídico, etc) y cada vez que hay que “llenar un evento” se activan las siguiente herramientas.

Landing Page de aterrizaje: se hacen sencillos espacios web dentro de la página corporativa donde se informa del objetivo de las jornadas, destinatarios, beneficios de asistir, colaboradores. Este espacio, por supuesto, tiene que tener un boletín sencillo boletín de suscripción a dicha jornada, que te ahorra horas y horas de trabajo. Además, te permite ir mejorando tu base de datos de “clientes” y “destinatarios” realmente interesados en tus servicios/productos.

Diseño: este espacio web es diseñado previamente y se carga de imágenes atractivas con el motivo de la campaña que se adaptarán a todos los formatos que necesitaremos para promocionar el evento en cuestión y conseguir inscripciones.

Redes sociales: Se activa la comunicación a través de las redes que interesen. Para ello, es necesario tener un público segmentado. Lo normal, aunque depende de la campaña, es utilizar Facebook, Twitter, Youtube y Linkedin.

Notas de prensa: Esta herramienta nos permite crear expectativas en los medios de comunicación y posicionar tu evento por encima de otros que se estén desarrollando, parecidos a los tuyos. Tienes que destacar, y los medios de comunicación te posicionan y te hacen ganar prestigio frente a tus competidores.

Newsletter: Toda la información que has ido generando y empleando en tus distintos canales de comunicación (notas de prensa, post para redes, diseños atractivos…)  los empleas en diseñar y maquetar un boletín online o newsletter que recibirán tus potenciales clientes –receptores. Es bueno tener una base de datos segmentada para aumentar el grado de eficacia de los envíos, pero eso merece un capítulo aparte.

Con este sencillo y económico operativo puedes llenar tus eventos, jornadas, cursos y demás encuentros de trabajo. ¡Y claro que podemos emplear más recursos! Se me ocurre recurrir a la publicidad en prensa, cuñas de radio y decenas de tácticas de guerrilla de comunicación que están a tu disposición en nuestra Agencia de Comunicación y Publicidad, operando en Toledo, Ciudad Real, Albacete, Cuenca… todo el territorio de Castilla-La Mancha y Madrid.

La foto de este artículo es la mejor muestra de que el esfuerzo que se hace para conseguir el éxito de cualquier trabajo depende de las personas. De personas entusiastas, profesionales y generosas con su trabajo para que todo ese engranaje en el que un gabinete de comunicación tiene que entrar, funcione a la perfección. Gracias al equipo de Cooperativas Agro-alimentarias por compartir tantas experiencias y tanto conocimiento con el equipo AsComunicación. A las chicas de formación, que se superan en cada organización de eventos, Lola Gallego, Cristina Cortés, Susana Romero y Ana Olmedo....

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